Il Document Management usato come fonte di risparmio

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Ogni anno, le aziende devono sostenere i costi, diretti e indiretti, legati alla stampa, all'archiviazione, al trasporto e alla scannerizzazione di documenti cartacei, obsoleti e ingombranti. La soluzione a questi sprechi di denaro, spazio e risorse è il Document Management, uno dei servizi offerti da SB Italia, società specializzata nel settore IT che da vent'anni fornisce ai suoi clienti soluzioni all'avanguardia per la gestione e l'ottimizzazione dei processi aziendali. Il primo passo per trasformare la propria attività in un'azienda digitale consiste proprio nel creare un Document Management system, un progetto dedicato alla gestione
documentale, per favorire un uso razionale e più intelligente delle informazioni e snellire le operazioni di routine che sottraggono tempo e attenzione agli affari.

La divisione Service di SB Italia interverrà proponendo al cliente diverse soluzioni di Document Management, dalla semplice digitalizzazione dei documenti cartacei fino alla gestione delle fatturazioni tramite fattura elettronica. Il Document Management system sarà accessibile agli utenti selezionati attraverso la piattaforma Docsweb, senza che l'azienda debba investire tempo e risorse finanziare in licenze software o occupandosi in prima persona della manutenzione e dell'aggiornamento di infrastrutture informatiche. Sollevati quindi da ogni complessità gestionale, sarà facile servirsi della piattaforma e utilizzarla non solo per il Document Management, ma anche per accedere ai servizi della firma digitale, fondamentale per garantire la sicurezza delle informazioni più importanti, e della fattura elettronica, una funzione ottimizzata sia per le aziende sia per la pubblica amministrazione. Grazie all'App Docsweb Mobile, inoltre, è possibile avere accesso in ogni momento al Document Management system, gestire i propri documenti e amministrare le altre funzioni della piattaforma, tra cui la ricezione e l'invio di contenuti, l'apposizione della firma digitale e la fattura elettronica, utilizzando semplicemente il proprio smartphone. Ma la creazione di un Document Management system da parte degli esperti di SB Italia non finisce qui: grazie all'esperienza accumulata in anni di servizio, ogni cliente riceverà una soluzione di Document Management personalizzata in base alle esigenze e all'area di impresa dell'azienda.

È infatti possibile suddividere i documenti all'interno di apposite aree, dedicate alla logistica, alle finanze, da cui gestire la fattura elettronica, alla produzione e alle risorse umane. Proprio quest'ultima area viene supportata in modo ottimale da SB Italia, che ha già aiutato molte aziende italiane creando la Cartelletta Elettronica del Dipendente,un'unica piattaforma da cui è possibile accedere a tutti i documenti relativi al lavoratore, e permettendo ai nuovi assunti di formalizzare un contratto di lavoro anche a distanza, senza doversi quindi recare nella sede dell'azienda, tramite la firma elettronica.

I vantaggi che un'azienda può ottenere da un Document Management system e dalla consulenza degli addetti della divisione Service di SB Italia non sono quindi legati esclusivamente al risparmio, ma anche al  potenziamento della società. Dal semplice Document Management,infatti, appoggiandosi a Docsweb, si passa alla gestione della fattura elettronica e alla conservazione digitale a norma di legge, avvalendosi della sicurezza offerta dalla firma digitale.
 

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