I costi della fatturazione elettronica.

A partire dal 6 giugno 2014, alcune Pubbliche Amministrazioni centrali come Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti previdenziali, hanno l’obbligo per legge di passare alla fatturazione elettronica. Dal 31 marzo 2015 l’obbligo è scattato per tutte le amministrazioni centrali e locali.

 Analizzando i volumi delle fatture elettroniche inviate alle P.A., cioè scambiati tramite SDI, si evidenzia un primo periodo di avviamento, ed un successivo periodo di stabilizzazione a quota 2,5 mil. fatture / mese.

Considerati circa 20.000 enti nazionali, calcoliamo un assestamento a 125 documenti medi per ente. Un numero destinato a salire di poco, non certo di ordini di grandezza. Se calcoliamo un valore di 10 € cent a fattura, si comprende facilmente come questo sia – direttamente – un mercato di basso valore per gli operatori del settore. Viceversa, la fatturazione elettronica rappresenta un ottimo strumento di efficientamento e controllo per lo stato e gli enti più grandi.Tutt’altra storia se guardiamo alla fatturazione elettronica a livello europeo (ormai ha superato il miliardo di documenti / anno) ed all’estensione delle normative “ FEPA” anche ai soggetti privati, così come previsto fin dal 2010 nell’Agenda Digitale dalla commissione Europea, nell’ambito del programma Europa 2020.Da nostre stime, solo in Italia la fatturazione tra imprese raggiungerà entro 4 anni il miliardo di documenti. Tale obiettivo sarà possibile grazie ad opportuni interventi normativi e ad una maggior diffusione delle tecnologie. Si calcola (varie fonti) che il costo di gestione di una fattura passiva cartacea sia di circa 15€, mentre quello di emissione oscilli tra 5 e 10€. Un processo di gestione documenti efficiente, in termini di ricevimento, controllo ed autorizzazione, conservazione ed esibizione, potrebbe ridurre tali costi del 70 – 80%.

 Esistono pertanto ampi margini di miglioramento.

L’adozione in massa della fatturazione elettronica nell’UE porterebbe a notevoli vantaggi economici e si stima che il passaggio dalla fatturazione su carta a quella elettronica permetterà di risparmiare circa 40 miliardi di euro all’anno in Europa (Fonte Commissione Europea).

Fattura elettronica tra privati: costi e benefici:

L’automazione dei processi di fatturazione è diventata un fattore strategico che può consentire notevoli risparmi alle aziende; rispetto alla una gestione tradizionale, sia essa posta o mail, scambiare fatture digitali può portare ad un risparmio del 90%. Il 1° gennaio 2017, così come previsto dal decreto legislativo 127/2015, si aprirà una nuova opportunità per le imprese che vogliono trasmettere all’agenzia delle entrate “tutte le fatture, emesse e ricevute” in formato elettronico.

Quali sono i benefici?

Vari gli incentivi fiscali ed amministrativi introdotti dai recenti decreti per coloro che decidono di adottare la fattura elettronica:

  • rimborsi IVA in 3 mesi;
  • riduzione di un anno dei termini di accertamento (da 4 a 3 anni);
  • esonero dall’obbligo di Spesometro;
  • comunicazioni Black List;
  • controlli fiscali più semplici;
  • addio agli scontrini fiscali.

Notevoli anche i benefici economici connessi al miglioramento della gestione interna.

  • ottimizzazione di tutte le operazioni conseguenti al ricevimento dei dati in formato elettronico: controllo, verifica, registrazione, protocollazione e pagamento. Operazioni delicate per le loro implicazioni contabili e fiscali, che assorbono molte risorse e rallentano il flusso informativo e le chiusure mensili.
  • Sempre per le fatture ricevute, riduzione dei costi connessi ad archiviazione e conservazione dei documenti. Tuttavia su questo punto sono ancora molti i punti da chiarire rispetto al decreto legislativo 127/2015.
  • Per le fatture emesse riduzione del tempo e dei costi di gestione per stampa, spedizione e archiviazione dei documenti emessi;

Quali sono i costi?

Con dEDIcated, i costi di gestione delle fatture elettroniche tra privati sono minimi e dipendono dal livello di complessità e dal numero di componenti che si vogliono attivare. Cerchiamo di riepilogarli di seguito.

Per le fatture Emesse i costi di emissione e invio allo Sdi sono nulli. Nell’ordine di pochi centesimi a documento i seguenti costi:

  • Traduzione delle fatture emesse dal formato del sistema informativo gestionale al formato SdI (Per alcuni ERP, es. SAP, questo costo è nullo);
  • Messa in conservazione dei documenti inviati.

Per le fatture Ricevute, i costi di ricezione del file xml sono nulli. Anche in questo caso nell’ordine di pochi centesimi a documento i seguenti costi:

  • Traduzione delle fatture ricevuta dal formato .xml ad un formato idoneo al proprio sistema gestionale;
  • Messa in conservazione dei documenti ricevuti: Costo minimo di alcuni centesimi a fattura;
  • Gestione di un workflow approvativo della fattura.

La fatturazione con soggetti Iva non italiani segue regole diverse, tuttavia si possono utilizzare varie metodologie per digitalizzare anche questi processi a costi contenuti senza perderne i benefici. Ad esempio utilizzando la fattura EDI, che è di fatto una fattura elettronica.

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